Betriebsbeauftragte Betriebsbeauftragte von Sifa bis Datenschutz und ab welcher Größe euer Betrieb sie braucht

Welche Betriebsbeauftragten braucht euer Betrieb und ab wann?

Viele Inhaber merken erst beim Brief der Berufsgenossenschaft oder bei der Frage eines Kunden nach dem Datenschutz, dass ihnen eine Rolle fehlt. Das liegt meist daran, dass jeder Betriebsbeauftragte an einem anderen Gesetz und an einer anderen Schwelle hängt. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt braucht ihr ab dem ersten Beschäftigten, Ersthelfer ab zwei Anwesenden, Sicherheitsbeauftragte grundsätzlich erst ab 50 Beschäftigten und einen Datenschutzbeauftragten in der Regel ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten am Rechner arbeiten.

Mit Betriebsbeauftragten sind hier alle Personen gemeint, die ihr für eine bestimmte Schutzaufgabe bestellen oder benennen müsst. Einige kommen von außen, etwa der Betriebsarzt. Andere stammen zwingend aus eurem Team, etwa Ersthelfer und Sicherheitsbeauftragte. Ob das Architekturbüro mit sechs Leuten, die Webagentur mit zwölf oder die Tischlerei mit 25 Beschäftigten: Die Grundausstattung ist bei allen ähnlich, der Unterschied liegt in der Größe und in den Gefährdungen.

Die folgende Übersicht zeigt die Rollen, die in kleinen Betrieben am häufigsten gefragt sind. Sie ersetzt nicht den Blick in eure Gefährdungsbeurteilung, denn bei Ersthelfern, Brandschutzhelfern und Sicherheitsbeauftragten hängt die Zahl auch von den Gefährdungen ab.

Zwei Dinge fallen in der Tabelle auf. Erstens gibt es für Fachkraft und Betriebsarzt keine Untergrenze, auch der Onlineshop mit einer Aushilfe im Lager muss beide bestellen. Zweitens zählen die Schwellen unterschiedlich: Bei den Ersthelfern kommt es auf die anwesenden Versicherten an, beim Sicherheitsbeauftragten auf die regelmäßig Beschäftigten und beim Datenschutz auf die Personen, die ständig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Daneben gibt es Beauftragte, die nur in bestimmten Branchen anfallen, etwa für Gefahrgut. Dazu mehr weiter unten.

Was gilt für Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt?

Das Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet jeden Arbeitgeber, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Diese sollen euch beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung unterstützen.¹ Beide müsst ihr schriftlich bestellen.⁴³ Wie viel Betreuung euer Betrieb braucht, regelt die DGUV Vorschrift 2 eurer Berufsgenossenschaft. Bis 20 Beschäftigte gibt es dort eine eigene Form der Regelbetreuung ohne feste Einsatzzeiten, bei der Fachkraft und Betriebsarzt euch bei der Gefährdungsbeurteilung unterstützen und danach bei bestimmten Anlässen dazukommen.⁹

An die Qualifikation stellt das Gesetz klare Anforderungen. Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit braucht die für ihre Aufgaben erforderliche sicherheitstechnische Fachkunde, ein Sicherheitsingenieur zusätzlich die Berechtigung, die Berufsbezeichnung Ingenieur zu führen.¹⁰ Ein Betriebsarzt muss approbiert sein und über die erforderliche arbeitsmedizinische Fachkunde verfügen.¹¹ Der Hausarzt um die Ecke reicht also nur, wenn er diese Fachkunde nachweisen kann.

Festanstellen müsst ihr niemanden. Das Gesetz lässt ausdrücklich zu, dass ihr einen externen Dienst beauftragt:

Für eine Hausverwaltung mit acht Leuten oder ein Ingenieurbüro mit 15 Beschäftigten ist der externe Dienst fast immer die naheliegende Lösung. Eine eigene Fachkraft lohnt sich eher in größeren Betrieben mit vielen Gefährdungen, weil ihr dann Ausbildung, Fortbildung und Arbeitszeit selbst tragt. Wie sich beide Wege rechnen, zeigt unser Vergleich eigene Sifa oder externer Dienst.¹²

Eine Aufgabe nehmen euch Fachkraft und Betriebsarzt nicht ab: die Unterweisung. Ihr unterweist euer Team selbst und betriebsspezifisch, vor Beginn der Tätigkeit und danach regelmäßig.¹³ Die beiden Fachleute unterstützen euch dabei, die Pflicht bleibt bei euch.

Ab wann braucht ihr Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer und Brandschutzhelfer?

Bei diesen drei Rollen kommen die Personen aus eurem eigenen Team. Am meisten hat sich zuletzt beim Sicherheitsbeauftragten geändert. Seit Ende Mai 2026 müsst ihr Sicherheitsbeauftragte grundsätzlich erst ab regelmäßig 50 Beschäftigten bestellen.¹⁶ Bei mehr als 20 und weniger als 50 Beschäftigten braucht ihr einen, wenn eure Gefährdungsbeurteilung eine besondere Gefährdung für Leben und Gesundheit ergibt. Unabhängig von der Größe kann der Unfallversicherungsträger bei besonderer Gefährdung eine Bestellung anordnen.⁵ Ein IT-Systemhaus mit 55 Leuten und ohne besondere Gefährdung kommt mit einem Sicherheitsbeauftragten aus. Wer trotz Pflicht keinen bestellt, riskiert eine Geldbuße von bis zu 10.000 Euro.¹⁷ Die Ausbildung übernimmt eure BG, die Kosten der Lehrgänge trägt sie ebenfalls, ihr zahlt das Arbeitsentgelt weiter.¹⁸

Ersthelfer braucht ihr viel früher. Sobald zwei bis 20 Versicherte anwesend sind, muss mindestens ein ausgebildeter Ersthelfer da sein. Sind mehr als 20 anwesend, brauchen Verwaltungs- und Handelsbetriebe 5 Prozent, alle anderen Betriebe 10 Prozent der Anwesenden als Ersthelfer.⁶ Die Ausbildung umfasst 9 Unterrichtseinheiten bei einer ermächtigten Stelle, die Fortbildung ebenfalls.¹⁹ Zu wenige Ersthelfer sind nach § 32 DGUV Vorschrift 1 ordnungswidrig.²⁰ Für Erste Hilfe im Unternehmen gilt außerdem, dass ihr Schichten, Urlaub und Außendienst einplanen müsst. Die Webagentur mit zwölf Leuten, deren einzige Ersthelferin gerade beim Kunden ist, steht sonst ohne Ersthelfer da.

Brandschutzhelfer sind eine eigene Rolle. Ihr müsst eine ausreichende Zahl von Beschäftigten im Umgang mit Feuerlöscheinrichtungen unterweisen und üben lassen, die Zahl ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung. Ein Anteil von 5 Prozent der Beschäftigten ist in der Regel ausreichend, bei erhöhter Brandgefährdung, vielen Besuchern oder großen Gebäuden können es mehr sein.⁷ Die Rechtsgrundlage dahinter ist § 10 ArbSchG, der Ersthelfer und Brandschutzhelfer gemeinsam regelt.²¹ Ein Callcenter mit 40 Beschäftigten kommt so auf zwei Brandschutzhelfer.

Welche Beauftragten kommen je nach Daten und Branche dazu?

Der Datenschutzbeauftragte steht nicht im Arbeitsschutzrecht, gehört für viele Betriebe aber zur Grundausstattung. Ihr müsst ihn benennen, wenn ihr in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Unabhängig von der Zahl gilt die Pflicht, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist oder ihr Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung verarbeitet.⁸ Mitgezählt werden nach Auffassung der Aufsichtsbehörden auch Teilzeitkräfte, Auszubildende, Praktikanten und freie Mitarbeiter, die Geschäftsleitung dagegen nicht. Eine Steuerkanzlei mit 22 Beschäftigten am Rechner ist also dabei.²²

Der Datenschutzbeauftragte braucht Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Praxis. Er kann ein Beschäftigter sein oder als externer Dienstleister arbeiten, Geschäftsführer scheiden wegen des Interessenkonflikts in der Regel aus. Seine Kontaktdaten meldet ihr der Datenschutzaufsicht eures Landes.²²

Weitere Beauftragte hängen an besonderen Tätigkeiten:

• Gefahrgutbeauftragter: Pflicht für Unternehmen, die an der Beförderung gefährlicher Güter beteiligt sind. Bestellt wird in Textform, und nur wer einen gültigen Schulungsnachweis hat.²³ Viele kleine Betriebe sind befreit, etwa bei Kleinmengen nach Unterabschnitt 1.1.3.6 ADR oder beim Eigenbedarf bis 50 Tonnen netto im Jahr. Ein Malerbetrieb, der Lacke zur Baustelle fährt, sollte das prüfen.²⁴
• Abfallbeauftragter: betrifft vor allem Betreiber bestimmter genehmigungsbedürftiger Anlagen, Anlagen mit regelmäßig gefährlichen Abfällen und Entsorgungsanlagen. Die Behörde kann die Bestellung im Einzelfall auch für andere anordnen.²⁵
• Hygienebeauftragte: Für Krankenhäuser, ambulantes Operieren, Dialyse und vergleichbare Einrichtungen regeln die Länder die Bestellung über eigene Hygieneverordnungen. Arztpraxen und Praxen sonstiger Heilberufe nennt diese Vorschrift nicht.²⁶ Ob für eure Praxis weitere Vorgaben gelten, hängt von Branche und Bundesland ab.
• Brandschutzbeauftragter: Nach der ASR A2.2 kann er zweckmäßig sein, wenn ihr eine erhöhte Brandgefährdung ermittelt habt. Eine Pflicht kann sich aus anderen, vor allem landesrechtlichen Vorschriften ergeben.⁷ Ob euer Sachversicherer einen verlangt, hängt von Branche und Vertrag ab.

Wie bestellt ihr eure Betriebsbeauftragten richtig?

Bei der Form unterscheiden sich die Rollen. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt müsst ihr schriftlich bestellen.⁴³ Den Gefahrgutbeauftragten bestellt ihr in Textform und gebt seinen Namen allen Beschäftigten bekannt.²³ Für den Sicherheitsbeauftragten schreibt das Gesetz keine Form vor, ein vorhandener Betriebs- oder Personalrat ist aber zu beteiligen.⁵ Haltet trotzdem jede Bestellung kurz schriftlich fest, mit Aufgabe, Bereich, Datum und Unterschriften. Bei einer Betriebsprüfung der BG zeigt ein solches Blatt in wenigen Sekunden, dass ihr eure Pflichten kennt.

Bei den Kosten lohnt ein ehrlicher Vergleich. Interne Beauftragte kosten Arbeitszeit, Ausbildung und Fortbildung, bei Fachkraft und Betriebsarzt kommt eine lange Qualifizierung dazu. Externe Fachleute bringen die Qualifikation mit und ihr bezahlt nur die vereinbarte Leistung. Rollen wie Ersthelfer oder Sicherheitsbeauftragter könnt ihr ohnehin nicht nach außen geben. Mehr als 20 Beschäftigte bringen außerdem den Arbeitsschutzausschuss mit sich, in dem Fachkraft, Betriebsarzt und Sicherheitsbeauftragte mindestens einmal im Vierteljahr zusammenkommen.²⁷ Wer Aufgaben zusätzlich an Führungskräfte abgeben will, sollte sich die Regeln zur Pflichtenübertragung im Arbeitsschutz ansehen.