Betreuung im Kleinbetrieb So läuft die Betreuung im Kleinbetrieb ab dem ersten Termin

Welche Betreuung gilt für Betriebe bis 20 Beschäftigte?

Die Betreuung im Kleinbetrieb ist schlanker, als viele Inhaber denken. Bis 20 Beschäftigte richtet sich der Umfang nach Anlage 1 der DGUV Vorschrift 2: Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit unterstützen euch bei der Gefährdungsbeurteilung und kommen danach aus konkretem Anlass wieder dazu.¹ Feste Einsatzzeiten pro Kopf gibt es in diesem Modell nicht. Bisher lag die Grenze bei 10 Beschäftigten, mit der Neufassung wurde sie auf 20 angehoben.²

Wer zählt dabei mit? Maßgeblich ist der Jahresdurchschnitt, und Teilzeitkräfte gehen nur anteilig ein: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Stunden mit 0,75, darüber mit 1,0.³ Eine Werbeagentur mit zwölf Vollzeitkräften, sechs Teilzeitkräften mit 25 Stunden und vier Werkstudenten mit 15 Stunden hat 22 Köpfe auf der Gehaltsliste, rechnerisch aber nur 12 + 4,5 + 2 = 18,5 Beschäftigte. Sie bleibt damit in der Betreuung für Kleinbetriebe. Wie Betriebe oberhalb der Schwelle ihre Einsatzzeit ermitteln, zeigt unser Beitrag zur Einsatzzeit ab 21 Beschäftigten.

Neben dieser Regelbetreuung lassen die Berufsgenossenschaften alternative Modelle zu, allen voran das Unternehmermodell nach Anlage 3. Dabei bildet ihr euch als Inhaber selbst weiter und entscheidet anhand eurer Gefährdungsbeurteilung, wann ihr Betriebsarzt oder Fachkraft hinzuzieht.⁴ Bei besonderen Anlässen bleibt die Betreuung auch hier Pflicht.¹ Voraussetzung ist, dass ihr aktiv in das Betriebsgeschehen eingebunden seid.

Welches Modell passt, hängt vor allem davon ab, wie viel eigene Zeit ihr in Schulungen und Organisation stecken wollt und könnt. Für Betriebe bis 20 Beschäftigte bietet die VBG zusätzlich eine Betreuung über Kompetenzzentren mit Selbstlernprogramm und Hotline an.⁴ Andere Träger setzen eigene Grenzen und Fristen. In diesem Beitrag geht es um den Regelfall: Ihr bestellt Betriebsarzt und Fachkraft und lasst euch nach Anlage 1 betreuen. Wie die Neufassung insgesamt aufgebaut ist und ab wann sie bei eurer BG gilt, lest ihr im Überblick zur Neufassung.

Was passiert im ersten Jahr der Betreuung?

Das erste Jahr hat den größten Anteil an Arbeit, danach wird es ruhiger. Am Anfang steht ein formaler Schritt, den viele unterschätzen: Ihr müsst Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit schriftlich bestellen und das auf Verlangen nachweisen können.³⁵⁶ Ein Handschlag mit dem Dienstleister reicht dafür nicht. Eure Beschäftigten informiert ihr darüber, wie ihr betreut werdet und wer zuständig ist.⁷

Danach lernt die Betreuung euren Betrieb kennen. Für die Unterstützung bei der Gefährdungsbeurteilung muss der Sachverstand von Betriebsarzt und Fachkraft einbezogen werden. Das kann so laufen, dass eine Seite die Beratung übernimmt und die andere hinzuzieht.³ Erkenntnisse liefern unter anderem Begehungen und die arbeitsmedizinische Vorsorge. Aus dem Ergebnis leitet ihr Maßnahmen ab und prüft später, ob sie wirken.⁷ Die Gefährdungsbeurteilung selbst bleibt eure Pflicht als Arbeitgeber.⁸

Nehmen wir als Beispiel eine Steuerkanzlei mit neun Leuten, zwei davon regelmäßig im Homeoffice. Bei der Begehung fallen der Druckerraum ohne Lüftung, ein Mehrfachstecker unter dem Empfangstresen und die fehlende Regel für Mandantentermine am späten Abend auf. Dazu kommen Themen wie Bildschirmarbeit und Termindruck in der Abgabesaison. Am Ende steht eine dokumentierte Gefährdungsbeurteilung mit einer kurzen Maßnahmenliste, keine Aktenordner voller Theorie.

Der Bericht ist mehr als Papierkram. Ihr verpflichtet Betriebsarzt und Fachkraft, regelmäßig elektronisch oder schriftlich über die Erfüllung ihrer Aufgaben zu berichten, inklusive Nachweisen über ihre Fortbildung.¹ Nach den Erläuterungen der DGUV können diese Berichte auch die Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung ergänzen, also Ergebnis, Maßnahmen und Wirksamkeitskontrolle.⁷ Wer den Bericht liest und abheftet, hat bei einer Nachfrage der BG das Wichtigste zur Hand. Für die Gefährdungsbeurteilung selbst nutzen wir bei DMS die Software SMART CAMPUS.

Wann holt ihr Betriebsarzt oder Fachkraft wieder dazu?

Nach dem ersten Jahr läuft die Betreuung über Anlässe. Ihr seid verpflichtet, euch bei besonderen Anlässen von Betriebsarzt oder Fachkraft für Arbeitssicherheit mit branchenspezifischen Kenntnissen beraten zu lassen. Ob eine Seite reicht oder beide gebraucht werden, prüft ihr im Einzelfall selbst.³ Anlage 1 nennt 17 solcher Anlässe, von neuen Arbeitsmitteln über Umbauten bis zur Häufung gesundheitlicher Probleme.¹ Die Kunst liegt darin, sie im Alltag zu erkennen. Die folgende Tabelle übersetzt einige davon in typische Situationen kleiner Betriebe:

Die rechte Spalte ist eine Orientierung, keine Vorgabe. Bei einer Schwangerschaft etwa wird oft auch die Fachkraft gebraucht, wenn Arbeitsplätze umgestaltet werden müssen. Wichtig ist, dass ihr euch überhaupt meldet. Ein kurzer Anruf oder eine Mail beim Dienstleister genügt meist, um zu klären, ob ein Termin vor Ort nötig ist.

Ob dieser Termin vor Ort stattfindet oder per Video, hängt an § 6 DGUV Vorschrift 2. In der Regelbetreuung darf bis zu einem Drittel der Leistungen digital erbracht werden, wenn der Betrieb durch eine Erstbegehung bekannt ist und die technischen Voraussetzungen stimmen. Erfordern Sachgründe eine Präsenz im Betrieb, etwa nach erheblichen Umbauten, scheidet die digitale Form aus. Jede digitale Leistung wird im Bericht dokumentiert.¹⁷ Eine reine Online-Betreuung ist damit nicht zulässig.²

Was gilt ab dem zweiten Jahr und wie viel Zeit kostet euch das?

Die Gefährdungsbeurteilung ist kein einmaliges Projekt. Anlage 1 knüpft die erneute Unterstützung an zwei Bedingungen, von denen die frühere zählt:

Die Frist von drei Jahren gilt für VBG-Mitglieder.³ Andere Träger füllen diese Stelle selbst aus. Die BGW etwa sieht drei Jahre in Gruppe II und fünf Jahre in Gruppe III vor.⁹ Schaut deshalb in die Fassung eurer eigenen BG. Ändert sich vorher Wesentliches, etwa weil der Malerbetrieb mit sieben Leuten zusätzlich Fassadenarbeiten mit Gerüst übernimmt, beginnt die Unterstützung früher von vorn.

Und wie viel Zeit kostet das euch als Inhaber? Feste Stunden schreibt Anlage 1 nicht vor, der Aufwand hängt also an eurem Betrieb. Rechnet im ersten Jahr mit der Begehung, einem ausführlichen Gespräch zur Gefährdungsbeurteilung und der Umsetzung der Maßnahmen. In den Folgejahren bleiben vor allem drei Dinge: Anlässe erkennen und melden, den Bericht lesen und die Wiederholung im Kalender eintragen. Wer das sauber organisiert, braucht dafür eher einzelne Termine im Jahr als einen festen Block im Wochenplan.

Gerade in kleinen Betrieben ist die jährliche Unterweisung der Teil, der am häufigsten liegen bleibt. Ein Elektrobetrieb mit fünf Monteuren braucht andere Inhalte als eine Physiotherapie-Praxis oder eine Webagentur. Hilfreich ist ein E-Learning, das sich an die eigenen Gefährdungen anpassen lässt und die Teilnahme dokumentiert.

Welche Fehler passieren in kleinen Betrieben besonders oft?

Viele Stolperstellen haben mehr mit dem Alltag zu tun als mit der Vorschrift. Typisch sind diese Fehler:

• Keine schriftliche Bestellung: Es gibt nur eine mündliche Absprache. Fragt die BG nach, habt ihr nichts in der Hand.
• Köpfe statt Faktoren gezählt: Wer Teilzeitkräfte voll zählt, landet schnell über 20 und kauft Einsatzzeiten, die Anlage 1 gar nicht verlangt.
• Anlässe verpasst: Neue Maschine, Umzug, Schwangerschaft oder ein Unfall, und niemand ruft an. Genau dafür ist die anlassbezogene Betreuung da.
• Gefährdungsbeurteilung in der Schublade: Das Dokument existiert, die Maßnahmen sind aber nie umgesetzt und nie überprüft worden.
• Frist vergessen: Drei Jahre vergehen schnell. Ohne Erinnerung im Kalender fällt die Wiederholung erst bei einer Prüfung auf.
• Unterweisung für enthalten gehalten: Wer glaubt, die Betreuung decke das ab, hat am Ende keine Nachweise.

So weit muss es nicht kommen. Wer bei einer Nachfrage der BG oder der Behörde eine Bestellung, eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung und die Berichte vorlegen kann, ist gut aufgestellt. Liegt ein Schreiben der BG schon auf dem Tisch, helft euch unsere Soforthilfe bei angekündigter Prüfung weiter: Dort bestellen wir Betriebsarzt und Fachkraft kurzfristig schriftlich für euch.