Sicherheit am heimischen Arbeitsplatz Gefährdungsbeurteilung Homeoffice: Arbeitsschutz für zu Hause

Das Thema Homeoffice hat seit der Corona-Pandemie Hochkonjunktur, ist aber eigentlich gar nicht so neu. Längst zeichnete sich ab, dass die Arbeit im Homeoffice mit der digitalen Transformation eine ernstzunehmende Alternative gegenüber dem klassischen Arbeitsplatz im Büro darstellt. Damit das Arbeiten von zu Hause aus auch reibungslos läuft und Gesundheits- sowie Arbeitsschutz für Mitarbeitende gewährleistet werden, braucht es klare Regeln, eine offene Unternehmenskultur und rechtlich fundierte Rahmenbedingungen.

Homeoffice: Telearbeit und mobile Arbeit

Wenn wir von zu Hause aus arbeiten, ist meistens die Rede von Homeoffice. Dabei ist es wichtig, noch einmal zwischen zwei Begriffen zu unterscheiden, die beide für ein Arbeiten in den eigenen vier Wänden stehen: Telearbeit und das mobile Arbeiten. Doch worin besteht der Unterschied?

Was ist Telearbeit?

Zum ersten Mal wurden die Begriffe Telearbeit und Homeoffice in der Novelle 2016 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) näher definiert. Telearbeitsplätze sind demnach „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten“. Sie gelten erst dann als eingerichtet, wenn die Bedingungen der Telearbeit zwischen Arbeitgeber*innen und Beschäftigten vertraglich festgelegt wurden. In den Vertrag gehört neben der wöchentlichen Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung auch die benötigte Ausstattung für den Telearbeitsplatz. Als Arbeitgeber*in ist es deine Aufgabe, das nötige Mobiliar sowie Arbeits- und Kommunikationsmittel bereitzustellen und zu installieren. Dies kann auch eine von dir beauftragte Person wie zum Beispiel deine Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa) übernehmen.

Ein konkretes Beispiel für Telearbeit könnte wie folgt aussehen: Die Mutter eines Mitarbeiters benötigt aufgrund von gesundheitlichen Problemen Unterstützung. Aus diesem Grunde vereinbart ihr vertraglich, dass der Mitarbeiter an vier Tagen in der Woche von zu Hause aus arbeiten darf. Der Bildschirmarbeitsplatz wird für diesen Zweck von dir als Arbeitgeber*in zur Verfügung gestellt.

Wie sehen die rechtlichen Rahmenbedingungen für Telearbeit und mobiles Arbeiten aus?

Eine wichtige Information gleich zu Beginn: Eine einfache „Umbenennung“ von Homeoffice in „mobiles Arbeiten“ führt nicht automatisch zu einer anderen Rechtslage. Die rechtlichen Anforderungen an das mobile Arbeiten und die Telearbeit unterscheiden sich in wesentlichen Punkten. Relevante Grundlagen bilden in diesem Zusammenhang außerdem das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und für Telearbeit die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Die Gefährdungsbeurteilung

Handelt es sich bei der Arbeitsform der Mitarbeiter*innen um Telearbeit, besteht für dich als Arbeitgeber*in nach § 3 Arbeitsstättenverordnung die Pflicht, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen, bevor der Telearbeitsplatz genutzt wird. Dabei ist insbesondere der Anhang 6 der ArbStättV zu berücksichtigen, der Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze enthält. Unterstützung bekommst du von dem Betriebsarzt oder der Betriebsärztin deines Unternehmens sowie der Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Beim Modell des mobilen Arbeitens gilt primär das ArbSchG (§§ 5 und 3) – eine Gefährdungsbeurteilung ist auch hier Pflicht. Eine Ortsbegehung kann bei mobilen Arbeitsorten oft schwer durchführbar sein; deshalb ist eine systematische Beurteilung und Dokumentation besonders wichtig. Dabei spielt auch die Unterweisung der Beschäftigten eine große Rolle – dazu gleich mehr. Genauso wie bei der Telearbeit kannst du auch bei der mobilen Arbeit auf die Unterstützung von Sifa und Betriebsärzt*innen zählen.

Die Unterweisung deiner Mitarbeiter*innen

§ 12 des Arbeitsschutzgesetzes besagt, dass eine Unterweisung zur Arbeitssicherheit und Homeoffice erfolgen muss, bevor die Arbeit aufgenommen wird. Dies gilt für die Telearbeit und das mobile Arbeiten gleichermaßen. Konkret meint die Unterweisungspflicht, dass Mitarbeiter*innen darüber aufgeklärt werden, dass der Arbeitsplatz sachgemäß aufgebaut wird, Arbeitszeiten befolgt und Geräte richtig verwendet werden. Beide Unterweisungen können digital durchgeführt werden.

Wenn wir von Telearbeit sprechen, sind die Maßnahmen zur Unterweisung noch präziser formuliert, und zwar in der Arbeitsstättenverordnung. So wird wird die Unterweisung beispielsweise auf Basis der Gefährdungsbeurteilung umgesetzt. Darüber hinaus muss die Unterweisung für Mitarbeiter*innen, die einen Telearbeitsplatz haben, einmal pro Jahr stattfinden.

Vorsorge

Erbringen Beschäftigte überwiegend Bildschirmarbeit, sind arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen („G 37“) sowie regelmäßige Unterweisungen sowohl bei Telearbeit als auch bei mobiler Arbeit angezeigt. Ziel ist die frühzeitige Erkennung von Seh- oder Haltungsschäden und die Förderung gesunder Arbeitsbedingungen.

Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen und überprüfen

Für deine in Telearbeit beschäftigten Mitarbeiter*in gilt laut § 2 der Arbeitsstättenverordnung, dass du als Arbeitgeber*in alle nötigen Arbeitsgeräte und -utensilien sowie Kommunikationsmittel stellen musst. Dazu gehören ein PC oder Laptop, die benötigte Software, ein Schreibtisch sowie ein ergonomischer Schreibtischstuhl. Auf die richtige Gestaltung des Arbeitsplatzes gehen wir an späterer Stelle noch einmal genauer ein.

Einen Arbeitslaptop oder PC mit von den Arbeitgeber*innen geprüften Sicherheitsanforderungen zu verwenden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen wichtig. Denn die Pflicht, die Daten deiner Mitarbeiter*innen sowie die von Dritten zu schützen, besteht im Homeoffice genauso wie vor Ort im Unternehmen.

Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung bzw. Prüfpflichten sollte außerdem die elektrotechnische Sicherheit der Geräte sowie – falls relevant – der privaten Installation geprüft werden.

Begehung des Arbeitsplatzes im privaten Umfeld

Damit der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters / einer Mitarbeiterin in Telearbeit arbeitsmedizinisch und arbeitssicherheitstechnisch unbedenklich ist, kannst du diesen im Zuge einer Begehung aufbauen und bewerten. Wenn die Telearbeit vereinbart wird, kann dabei auch ein einmaliges Recht auf Zugang zum Arbeitsort festgelegt werden.

Einen Überblick über all diese Informationen findest du untenstehend als Tabelle.

Welche Gefahren gibt es am Arbeitsplatz im Homeoffice?

Die Gefahren am Arbeitsplatz sind vielfältig: Neben elektrischen oder biologischen Gefährdungen stellen im Homeoffice vor allem Arbeitsumgebungsbedingungen und Arbeitsorganisation sowie psychische Belastungen Risiken dar. Klima, Beleuchtung, Raumbedarf und Ergonomie spielen bei der Gefährdungsbeurteilung genauso eine Rolle wie der Arbeitsablauf, die Arbeitszeit und soziale Bedingungen. Wissenswertes über Rückengesundheit bei der Arbeit erfährst du hier. Außerdem gilt psychischer Stress, ausgelöst durch Zeitdruck oder Angst um den Arbeitsplatz, zunehmend als Risikofaktor. Warum ein bisschen Spaß bei der Arbeit so wichtig ist und was du als Arbeitgeber*in für die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter*innen tun kannst, erörtern wir dir in diesem Beitrag.

Wie muss der Arbeitsplatz gestaltet sein?

Deine Mitarbeiter*innen können zwar vorübergehend durchaus an ihrem Küchentisch arbeiten, aber je länger und öfter sie dies tun, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. Bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen im Homeoffice sollte mindestens Folgendes berücksichtigt werden:

• Es sollten externe Bildschirm- und Eingabegeräte (Maus und Tastatur) verwendet werden, um ungünstige Haltungen und einseitige Belastung zu vermeiden.
• Schreibtisch und Stuhl sollten an die Körpergröße angepasst werden. Es gilt das Arbeiten mit ungesunder Körperhaltung zu vermeiden. Beispielsweise auf der Couch zu arbeiten, empfiehlt sich also nicht. Regelmäßig sollte die Position gewechselt werden, um Haltungs- und Belastungswechsel zu ermöglichen.
• Es ist empfehlenswert, Bildschirme und den Schreibtisch seitlich zum Fenster zu positionieren, um Blendungen bzw. Spiegelungen zu reduzieren.
• Wenn möglich, sollte der Bildschirm so aufgestellt werden, dass sich die Oberkante auf Höhe der Augen befindet. Außerdem ist ein ausreichender Abstand zwischen Augen und Bildschirm wichtig (z. B. 50-65 cm bei Monitoren).
• Eine gute Beleuchtung, beispielsweise für das Lesen von Texten, ist essenziell.
• Auch Raumklima, Lärmpegel und Unterbrechungen durch Alltag oder Familie gehören geprüft und ggf. optimiert.

Warum ist die Planung von Arbeitszeiten wichtig?

Auch bei der Arbeit aus dem Homeoffice gilt wie im Büro das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es obliegt also auch im Homeoffice deiner Verantwortung als Arbeitgeber*in, die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einzuhalten. Eine klare Planung der Arbeitszeiten mit nötigen Absprachen im Team erleichtert außerdem die Arbeitsorganisation. Kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten sollten möglichst vermieden werden, sodass beispielsweise die Kinderbetreuung sicher geplant werden kann. Im Folgenden haben wir dir die wichtigsten Maßnahmen für das Arbeiten von zu Hause zusammengestellt.

Welche Maßnahmen helfen bei der Arbeitszeitgestaltung im Homeoffice?

Damit die Arbeit im Homeoffice gesund, effizient und rechtskonform bleibt, solltest du bei der Arbeitszeitgestaltung auf folgende Punkte besonders achten:

1. Die tägliche Arbeitszeit sollte nach Möglichkeit nicht überschritten werden. So können Fehler vermieden werden, die Konzentrationsfähigkeit bleibt aufrecht erhalten und die Gesundheit wird geschützt.
2. Regelmäßige Pausen sind nicht nur wichtig, damit die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt, sondern auch, um einseitigen Belastungen vorzubeugen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden beträgt die gesetzlich vorgeschriebene Mittagspause mindestens 30 Minuten. Es empfiehlt sich aber, auch weitere Kurzpausen einzulegen.
3. Damit deine Mitarbeiter*innen neben der Arbeit ausreichend Erholung finden, gilt auch im Homeoffice die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf ununterbrochenen Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In dieser Zeit sollten auch kurze Unterbrechungen wie zum Beispiel das Checken von E-Mails oder kurze Telefonate vermieden werden.
4. Wenn es sich vermeiden lässt, sollte der Arbeit nicht spät abends, also nach 22 Uhr oder nachts, nachgegangen werden.
5. Ebenfalls sollte auf das Arbeiten am Wochenende möglichst verzichtet werden, um Erholungsphasen und freie Zeit zu ermöglichen.
6. Grundsätzlich ist eine klare Trennung zwischen Arbeitszeit und Freizeit sehr wichtig. Auf jegliche Kontaktierung deiner Mitarbeiter*innen außerhalb der Arbeitszeit solltest du, wenn möglich, verzichten. Ständige Erreichbarkeit löst Stress aus und wirkt sich langfristig negativ auf die Gesundheit und Leistungsfähigkeit deiner Beschäftigten aus. Klare Absprachen sind deshalb hilfreich.
7. Die Erfassung von Arbeitszeiten kann auch im Homeoffice sinnvoll sein, um Ruhepausen einzuhalten und den Überblick über geleistete Arbeitszeit zu bewahren.

Warum ist regelmäßige Kommunikation im Homeoffice wichtig?

Im Büroalltag ist die Kommunikation einfach. Dort ist es selbstverständlich, schnell bei Kolleg*innen am Schreibtisch vorbeizuschauen, um Rückfragen zu klären und ein kleiner informeller Plausch an der Kaffeemaschine gehört auch dazu. Im Homeoffice sieht das Ganze etwas anders aus, dort ist ein Austausch nur bedingt möglich, und damit steigt die Gefahr, dass sich Mitarbeitende isoliert fühlen oder Silodenken entsteht. Als Führungskraft solltest du deshalb bewusst auf einen regelmäßigen Austausch achten, damit sich niemand allein gelassen fühlt und Zusammenarbeit lebendig bleibt.

Gerade in Zeiten, in denen Unsicherheit besteht – ob durch neue Arbeitsmodelle, wirtschaftliche Veränderungen oder strukturelle Umstellungen – sind regelmäßige Bestandsaufnahmen wichtiger denn je. Aufkommenden Sorgen und Fragen deiner Mitarbeiter*innen solltest du mit Ehrlichkeit und Transparenz begegnen, um weiterhin ein gutes Vertrauensverhältnis zu deinen Beschäftigten zu haben und Unsicherheiten abzubauen. Mache ihnen keine falschen Versprechungen, sondern beziehe sie mit ein. Was ist geplant? Wo liegen die Herausforderungen und Probleme? Regelmäßige Termine für fachliche und informelle Meetings sollten deshalb selbstverständlich sein.

Wie lässt sich während des Homeoffice die Zusammenarbeit aufrechterhalten?

Bei vermehrter Arbeit aus dem Homeoffice besteht ein erhöhtes Risiko der sozialen Isolation. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Kontakte zu Kolleg*innen und Vorgesetzten über verschiedene Medien zu pflegen:

• Zuerst ist es für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig zu wissen, wann welcher Kollege / welche Kollegin verfügbar ist. Viele Chatprogramme verfügen beispielsweise über ein Ampelsystem, das den An- bzw. Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter*innen zeigt. Ein geteilter virtueller Kalender hilft zudem, die Erreichbarkeitszeiten einzusehen. Transparenz und gegenseitige Absprachen sorgen für ein gutes Arbeitsklima.
• Es nicht ratsam, ausschließlich über E-Mails zu kommunizieren. Für ein besseres Zusammengehörigkeitsgefühl sollte ab und an zum Telefon gegriffen werden oder sich per Videokonferenz ausgetauscht werden. Die Wahl des Kommunikationsmediums  kann dabei von der Dringlichkeit und Komplexität der Information abhängig gemacht werden:
  
  1. Ist die Information dringend und komplex, ist die direkte, synchrone Kommunikation per Telefon oder Video sinnvoll.
  2. Ein kurzer Austausch im Chat reicht aus, wenn die Aufgabe dringend, aber nicht sehr komplex ist.
  3. Sind die Informationen zwar nicht dringend, aber komplex, empfiehlt sich ein asynchrones Medium. Eine E-Mail eignet sich zum Beispiel sehr gut, um zusätzliche Informationen wie Dokumente oder Bilder weiterzuleiten.
• Als Arbeitgeber*in und Führungskraft solltest du sowohl bei inhaltlichen als auch bei persönlichen Themen ein offenes Ohr für deine Mitarbeiter*innen haben.
• Damit der Teamzusammenhalt und -austausch auch im Homeoffice stark bleibt, können zum Beispiel gemeinsame virtuelle Mittagessen oder eine virtuelle Kaffeepause zusammen verbracht werden.

Wie ist die Unfallversicherung im Homeoffice geregelt?

„Unfälle sind zeitlich begrenzte, von außen auf den Körper einwirkende Ereignisse, die zu einem Gesundheitsschaden oder zum Tod führen.“ (§ 8 Arbeitsunfall (idF des Gesetzes vom 14. Juni 2021, BGBl. I S. 1762). Doch nicht jeder Unfall, der im Homeoffice passiert, ist automatisch ein Arbeitsunfall. Entscheidend ist die sogenannte Handlungstendenz. Die Handlung, bei der es zu dem Unfall gekommen ist, muss in Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit stehen. Erst dann spricht man von einem Arbeitsunfall und greift der Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

Stürzt z. B. ein Angestellter bei seinem erstmaligen morgendlichen Weg vom Schlafzimmer in sein häusliches Büro, kann dieser Unfall als Arbeitsunfall gewertet werden. Der Grund: Der Arbeitnehmer hat den Weg, auf dem sich der Unfall ereignet hat, angetreten, um seiner beruflichen Tätigkeit nachzukommen und war somit auf diesem Weg versichert. Diese Entscheidung hat der 2. Senat des Bundessozialgerichts getroffen.

Die Wege in die Küche bzw. in das Bad werden hingegen nicht als Arbeitsunfälle gewertet, denn diese Wege dienen privat-wirtschaftlichen Zwecken und stehen nicht unmittelbar mit der beruflichen Tätigkeit in Verbindung. Damit die Berufsgenossenschaft im Falle eines Arbeitsunfalles im Homeoffice für die anfallenden Kosten aufkommt, ist die Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung unerlässlich.