Gefährdungsbeurteilung dokumentieren Das sind deine Pflichten als Unternehmer bei der Gefährdungsbeurteilung

Je nach Branche gehen mit einer Tätigkeit verschiedene Gesundheitsrisiken für die Mitarbeiter*innen einher. Diese können sowohl die Arbeitsstätte im Allgemeinen als auch den individuellen Arbeitsplatz betreffen. Deine Pflicht als Arbeitgeber*in ist es, die Arbeitssicherheit sowie eine effektive arbeitsmedizinische Vorsorge zu gewährleisten. Dabei spielen die sogenannte Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG und deren Dokumentation gemäß § 6 ArbSchG eine zentrale Rolle.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung überhaupt?

Bei der Gefährdungsbeurteilung handelt es sich um eine systematische Analyse der Risiken und Gefahren, die eine Arbeitstätigkeit für Arbeitnehmer*innen mit sich bringt. Sie ist ein wichtiges Instrument, um Arbeitsunfälle, berufsbedingte Krankheiten und psychische Belastungen frühzeitig zu erkennen und durch Vorsorgemaßnahmen entgegenzuwirken. Damit sind Gefährdungsbeurteilungen ein wichtiger Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements und nach dem Arbeitsschutzgesetz für dich als Arbeitgeber*in auch gesetzlich verpflichtend.

Sie bildet außerdem die Grundlage für weitere Schutzmaßnahmen und arbeitsmedizinische Vorsorge nach der Arbeitsmedizinischen Vorsorgeverordnung (ArbMedVV).

Welche Gefährdungen birgt der Arbeitsplatz?

Wie bereits eingangs erwähnt, hängen Gefährdungen am Arbeitsplatz stark von der jeweiligen Branche und Tätigkeit ab. So ist bei manchen Berufen die körperliche Belastung besonders hoch, während für andere Berufsgruppen vielleicht eher psychischer Stress in Verbindung mit der Arbeit ein Problem darstellt. Laut § 5 des Arbeitsschutzgesetzes können Gefährdungen am Arbeitsplatz folgende Ursachen haben:

1. die Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte als Ganzes sowie des individuellen Arbeitsplatzes
2. physikalische, chemische und biologische Faktoren
3. die Gestaltung, Auswahl und Nutzung von Arbeitsmitteln, insbesondere von Geräten, Stoffen, Maschinen und Anlagen
4. Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufe, Arbeitszeitgestaltung und das Zusammenwirken dieser Faktoren
5. mangelnde Qualifikation oder fehlende Unterweisung der Arbeitnehmer*innen
6. psychische Belastungen

Wie erstellt man eine Gefährdungsbeurteilung?

Für die erfolgreiche Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung ist es wichtig, nach einem festen Muster vorzugehen. Dieses Vorgehensweise besteht aus sieben Schritten, die sich in der Praxis bewährt haben:

1. Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
2. Gefährdungen ermitteln
3. Gefährdungen beurteilen
4. Maßnahmen festlegen
5. Maßnahmen durchführen
6. Wirksamkeit prüfen
7. Gefährdungsbeurteilung fortschreiben

Was die einzelnen Schritte im Detail beinhalten, kannst du in diesem Beitrag nachlesen. Falls du dich gerade fragst, ob du bei der Aufrechterhaltung der Arbeitssicherheit auf dich allein gestellt bist, können wir dich beruhigen. Der Betriebsarzt bzw. die Betriebsärztin und die Fachkraft für Arbeitssicherheit (Sifa), deren Bestellung nach dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) ebenfalls verpflichtend ist, unterstützen dich mit ihrer Expertise. Beide Positionen stehen in engem Austausch mit den Mitarbeiter*innen und können einschätzen, in welchen Bereichen Belastungen und Gefährdungen vorliegen. Auch der / die Sicherheitsbeauftragte deines Unternehmens trägt zur Aufrechterhaltung der Arbeitssicherheit bei.

Gibt es Gruppen, die in der Beurteilung besonders berücksichtigt werden?

Ja, es gibt unter deinen Mitarbeiter*innen Personen, die in der Gefährdungsbeurteilung einen besonderen Schutz benötigen. Dazu gehören schwangere oder stillende Mitarbeiterinnen, die durch das Mutterschutzgesetz (MuSchG) besonders geschützt werden. Die Gesundheit der werdenden Mutter und des Kindes darf durch die Tätigkeit oder die Arbeitsbedingungen nicht gefährdet werden. Deshalb ist es wichtig, dass von Anfang an eine Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen für Schwangere vorliegt. Du darfst diese also nicht erst erstellen, wenn eine Mitarbeiterin dir von ihrer Schwangerschaft berichtet.

Neben schwangeren Mitarbeiterinnen müssen auch jugendliche Mitarbeiter*innen nach den Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) besonders geschützt werden. Für sie gelten spezielle Einschränkungen und Vorgaben, die in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt werden müssen.

Warum ist es wichtig, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren?

Die Gefährdungsbeurteilung ist also ein grundlegender Bestandteil des Arbeits- und Gesundheitsschutzes in deinem Unternehmen. Um Schutzmaßnahmen planen und umsetzen zu können, ist es deshalb wichtig, Risiken und Gefährdungen im Rahmen einer Dokumentation schriftlich festzuhalten. Darüber hinaus wird die Dokumentation genutzt, um die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen zu können. Somit spielt sie eine zentrale Rolle bei der beständigen Optimierung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Außerdem bildet sie die Basis für Betriebsanweisungen zum Schutz deiner Mitarbeiter*innen.

Auch für die Sifa, die Betriebsärzt*innen und die Sicherheitsbeauftragten ist die Dokumentation wichtig, um Risiken einschätzen und anstehende Aufgaben priorisieren zu können. Kommt es zu einem Arbeitsunfall, dient sie darüber hinaus als Nachweis für die Umsetzung deiner Arbeitgeberpflichten zum Schutz der Mitarbeiter*innen.

Außerdem bildet die Dokumentation die Grundlage für:

• die Arbeit des Arbeitsschutzausschusses
• die Informationsrechte von Personal- und Betriebsrat
• die Informationsrechte deiner Mitarbeiter*innen bezüglich möglicher Gefahren am Arbeitsplatz
• das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)
• Prüfungen durch die Berufsgenossenschaft und andere Behörden

Seit wann besteht die Dokumentationspflicht für Gefährdungsbeurteilungen?

Die Pflicht, die Gefährdungsbeurteilung nicht nur durchzuführen, sondern auch zu dokumentieren, besteht seit dem 21. August 1997. Sie ist § 6 des Arbeitsschutzgesetzes festegelegt. Für dich als Arbeitgeber*in ist es wichtig zu wissen, dass die vollständige Gefährdungsbeurteilung vorliegen muss, bevor deine Mitarbeiter*innen ihre Tätigkeit aufnehmen. Dies ergibt sich zusätzlich aus § 3 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Was muss die Dokumentation beinhalten?

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung muss eine Reihe verschiedener Informationen beinhalten. Dazu gehören die Bezeichnung des Arbeitsbereichs oder Arbeitsplatzes, eine Beschreibung des Betriebszustands sowie die Angabe der Person, die die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt hat. Im nächsten Schritt müssen alle Gefährdungen und Belastungen systematisch erfasst und genau beschrieben werden. Die Dokumentation enthält außerdem eine Risikobewertung sowie die Kriterien, die zur Beurteilung herangezogen wurden.
Neben den Gefährdungen ist es außerdem wichtig, die Schutzziele anzuführen. Dabei musst du konkrete technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen benennen.

Die Dokumentation beinhaltet außerdem:

• die Nennung von verantwortlichen Personen
• die Ergebnisse von Mitarbeiter*innenbefragungen
• Unfallmeldungen und Berichte
• die Resultate der Kontrolle der durchzuführenden Maßnahmen

Auch das Datum der Gefährdungsbeurteilung sowie der Name der Person, die diese durchgeführt hat, dürfen nicht fehlen.

Generell gilt, dass die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung stets aktuell sein muss. Ändern sich Arbeitsabläufe, verwendete Arbeitsmittel oder gesetzliche Vorgaben, müssen die Risiken neu bewertet werden. Auch nach einem Arbeitsunfall ist eine erneute Gefährdungsbeurteilung erforderlich.

Nähere Informationen zu der Dokumentation erhältst du in den Informationen der Unfallversicherungsträger sowie in den Leitlinien der Aufsichtsbehörden.

Gilt die Dokumentationspflicht für jedes Unternehmen?

Ja, jedes Unternehmen ist verpflichtet, den Schutz und die Gesundheit seiner Mitarbeiter*innen zu gewährleisten und diese Bemühungen ordnungsgemäß zu dokumentieren. Die DGUV Vorschrift 1 sieht vor, dass die Dokumentationspflicht erfüllt werden kann, wenn du ein geeignetes arbeitsschutztechnisches Betreuungsmodell gewählt hast. Dadurch wird die Gefährdungsbeurteilung und deren Dokumentation abgedeckt. Sollte eine staatliche Behörde die Dokumentation angeordnet haben, gilt dies allerdings nicht. Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten gelten flexiblere Bestimmungen.

Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus?

Der Schutz von personenbezogenen Daten hat seit der Bekanntgabe der DSGVO am 25. Mai 2018 einen noch höheren Stellenwert erhalten. In der Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung dürfen keine personenbezogenen Daten von Mitarbeiter*innen enthalten sein. Die Gefährdungsbeurteilung beschreibt ausschließlich Arbeitsbedingungen, Tätigkeiten, Gefährdungen und Maßnahmen sowie deren Bewertung. Deine Mitarbeiter*innen haben das Recht, über die Gefahren am Arbeitsplatz informiert zu werden, und bei Bedarf Einsicht in die Dokumentation zu erhalten. Auch die Unfallversicherungsträger sowie staatliche Arbeitsschutzbehörden können den Zugriff auf die Dokumentation fordern, wenn dies zur Prüfung des Arbeitsschutzes erforderlich ist.

In welcher Form muss die Dokumentation erfolgen?

Bei der Form der Dokumentation gibt es keine gestzlichen Vorgaben. Es bleibt dir als Unternehmer*in überlassen, ob du die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung auf Papier oder digital erstellen möchtest. Bei der Durchführung der Gefährdungsbeurteilung unterstützen wir dich gerne persönlich. Alternativ kannst du aber auch unsere Software zur Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen nutzen. Damit kannst du eine rechtssichere Gefährdungsbeurteilung ganz bequem online erstellen und erhältst zudem detaillierte Vorschläge für notwendige Sicherheitsmaßnahmen.

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