Unterweisung Themen und Vorlage Diese Themen gehören in eure Unterweisung und so sieht der Nachweis dazu aus

Welche drei Fehler machen eine Themenliste für die Unterweisung wertlos?

Unterweisungsthemen ergeben sich aus zwei Quellen: aus den Grundthemen, die Arbeitsschutzgesetz, Unfallverhütungsvorschrift und Verordnungen jedem Betrieb vorgeben, und aus eurer Gefährdungsbeurteilung. Eine gute Liste verbindet beides, ordnet jedem Thema seine Rechtsgrundlage zu und endet in einem Nachweis, der Datum, Inhalte und Teilnehmer festhält. Hier bekommt ihr beides: Themenlisten zum Abhaken und den Nachweis Feld für Feld.

Drei Fehler sorgen in kleinen Betrieben besonders oft dafür, dass eine Themenliste im Ernstfall nichts taugt.

1. Die Liste aus dem Internet passt nicht zum Betrieb. Ein Architekturbüro mit sechs Leuten, die regelmäßig auf Baustellen unterwegs sind, braucht andere Themen als eine Versicherungsagentur, in der alle am Schreibtisch sitzen. Die Unterweisung muss eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich ausgerichtet sein.¹
2. Die Unterschriftenliste sagt nichts über den Inhalt. Ein Blatt mit zehn Namen und der Überschrift „Sicherheitsunterweisung“ zeigt nur, dass jemand da war. Was besprochen wurde, bleibt offen.
3. Sonderfälle fehlen. Die 17-jährige Auszubildende, der neue Akkuschrauber im Lager oder das Desinfektionsmittel in der Praxis bringen eigene Pflichten mit, teils mit kürzeren Fristen und strengeren Vorgaben für den Nachweis.

Das Arbeitsschutzgesetz zählt eine unzureichende Unterweisung sogar ausdrücklich zu den Gefährdungen, die ihr in der Gefährdungsbeurteilung betrachten müsst.²

Wer bisher einmal im Jahr eine Sammelunterweisung abhält, muss nicht alles umwerfen. Oft reicht es, die Themen nach Rechtsgrundlage zu sortieren, Lücken zu schließen und den Nachweis um die Inhalte zu ergänzen. Wie oft ihr unterweisen müsst und wer das übernimmt, steht im Grundlagenbeitrag zur Unterweisung im Arbeitsschutz.

Welche Themen schreiben Gesetz und Unfallverhütungsvorschrift vor?

Die allgemeine Pflicht steht in § 12 des Arbeitsschutzgesetzes und in § 4 der DGUV Vorschrift 1. Danach vermittelt ihr die für euren Arbeitsbereich geltenden Vorschriften und Regeln verständlich und wiederholt die Unterweisung mindestens einmal im Jahr.¹⁴ Was inhaltlich dazugehört, beschreibt die DGUV Regel 100-001: arbeitsplatzbezogene Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, sicheres Verhalten, Notfallmaßnahmen und die einschlägigen Vorschriften, auf Grundlage von Betriebsanleitungen, Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilung.³

Sehr greifbar wird es in § 6 der Arbeitsstättenverordnung. Er nennt Themen, die praktisch jeden Betrieb betreffen, und verlangt die Unterweisung vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich.⁵

Beim Punkt Erste Hilfe und Brandschutz hängt die Unterweisung eng mit eurer Organisation zusammen. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet euch, die Beschäftigten zu benennen, die Aufgaben der Ersten Hilfe, der Brandbekämpfung und der Evakuierung übernehmen.⁶ In der Unterweisung erfahren alle anderen, wer das ist und wie sie die Kollegen im Notfall erreichen. Wechselt ein Ersthelfer den Betrieb, ist das ein Anlass, das Team neu zu informieren.

Neben diesen Grundthemen kennen mehrere Verordnungen eigene Unterweisungspflichten. Sie gelten nur, wenn die Tätigkeit bei euch vorkommt, dann aber mit eigenen Fristen und Nachweisregeln. Am häufigsten betrifft das Arbeitsmittel, also auch Leitern, Werkzeuge oder einen Hubwagen. Vor der ersten Verwendung informiert ihr über Gefährdungen, Schutzmaßnahmen und das Verhalten bei Störungen und unterweist tätigkeitsbezogen.⁷ Für Wiederholung und Nachweis gilt:

Hier ist der schriftliche Nachweis also ausdrücklich vorgeschrieben. Eine Unterweisung zu Arbeitsmitteln, die nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig stattfindet, ist außerdem eine Ordnungswidrigkeit, die mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann (§ 22 Abs. 1 Nr. 26 BetrSichV in Verbindung mit § 25 Abs. 1 Nr. 1 ArbSchG).⁸ Die Länder setzen als Orientierung einen Regelsatz von 2.000 Euro an, bei Fahrlässigkeit die Hälfte.⁹ Zu den Arbeitsmitteln gehört meist auch eine Betriebsanweisung, die ihr in die Unterweisung einbezieht. Wie ihr sie aufbaut, lest ihr im Beitrag Betriebsanweisung schreiben.

Weitere Zusatzthemen mit eigener Rechtsgrundlage:

• Gefahrstoffe: Ihr unterweist mündlich anhand der Betriebsanweisung, einschließlich einer allgemeinen arbeitsmedizinisch-toxikologischen Beratung, vor Aufnahme der Beschäftigung und danach mindestens jährlich. Inhalt und Zeitpunkt haltet ihr schriftlich fest und lasst sie von den Unterwiesenen unterschreiben.¹⁰
• Persönliche Schutzausrüstung: Im Rahmen der Unterweisung zeigt ihr, wie Handschuhe, Schutzbrille oder Gehörschutz sicherheitsgerecht benutzt werden, wenn nötig mit einer praktischen Schulung.¹¹
• Heben und Tragen: Wer Lasten von Hand bewegt, bekommt Angaben zur richtigen Handhabung und zu den Gefahren bei falscher Ausführung, abgestimmt auf die körperliche Eignung.¹²
• Jugendliche: Wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist, wird vor Beginn der Beschäftigung und bei wesentlichen Änderungen über Unfall- und Gesundheitsgefahren belehrt, vor der ersten Arbeit an Maschinen oder mit gesundheitsgefährdenden Stoffen zusätzlich besonders.¹³¹⁴

Welche Themen gehören in eure Liste für Büro, Praxis oder Werkstatt?

Die drei Listen ergänzen die Grundthemen um typische Zusatzthemen. Hakt ab, was bei euch vorkommt, streicht, was nicht passt, und ergänzt, was eure Gefährdungsbeurteilung ergibt. Die Rechtsgrundlage in Klammern zeigt, wo strengere Nachweisregeln gelten.

Für Büros, Kanzleien und Agenturen steht die Bildschirmarbeit im Vordergrund. Dazu kommen Außentermine, die gern vergessen werden, etwa die Baustellenbesuche im Architekturbüro oder die Kundentermine einer Versicherungsagentur.

In Praxen kommen zur Büroarbeit der Umgang mit Patienten, Geräten und häufig Desinfektions- oder Reinigungsmitteln dazu. Ob ein Mittel als Gefahrstoff gilt, seht ihr am Sicherheitsdatenblatt. Ist das der Fall, gelten für diesen Teil die strengeren Nachweisregeln der Gefahrstoffverordnung mit Unterschrift.

In Werkstatt und Lager sind die Zusatzthemen am zahlreichsten. Das gilt für die Fahrradwerkstatt mit Ladengeschäft ebenso wie für den Onlineshop, dessen kleines Lager zwei Aushilfen betreuen. Hier lohnt es sich, Arbeitsmittel einzeln aufzuführen, weil ihr für sie Datum und Namen schriftlich festhalten müsst.

Die Grundthemen sind überall gleich, nur die Zusatzthemen wechseln. Die Grundthemen lassen sich deshalb gut gemeinsam erledigen, etwa als E-Learning oder in einer kurzen Teamrunde. Die Zusatzthemen gehören direkt an den Arbeitsplatz, dorthin, wo die Maschine steht oder das Desinfektionsmittel benutzt wird.

Wie baut ihr einen Unterweisungsnachweis auf?

Ein Unterweisungsnachweis belegt, dass ihr eurer Pflicht nachgekommen seid. Die DGUV Vorschrift 1 schreibt dafür weder eine bestimmte Form noch eine Unterschrift vor, einzelne staatliche Vorschriften dagegen schon. Die DGUV Regel 100-001 enthält ein Muster zur „Bestätigung der Unterweisung“, das ihr betriebsspezifisch anpassen sollt.³ Die Tabelle zeigt seine Felder und ergänzt die Sonderregeln aus Betriebssicherheits- und Gefahrstoffverordnung. Sie ist kein amtliches Formular, sondern eine Bauanleitung für eure Vorlage.

Die Unterschrift der Unterwiesenen ist nach der DGUV Vorschrift 1 nicht vorgeschrieben, sie erleichtert aber den Nachweis.³ Auch die VBG empfiehlt, sich Teilnahme und Kenntnisnahme per Unterschrift bestätigen zu lassen und frühere Nachweise aufzubewahren.¹⁵ Für Gefahrstoffe ist die Unterschrift ohnehin Pflicht.¹⁰

Das wichtigste Feld ist das für die Inhalte. Hier zeigt sich, ob die Unterweisung zum Arbeitsplatz passt. Schreibt nicht nur „Brandschutz“, sondern zum Beispiel „Brandschutz: Fluchtweg über Treppenhaus Ost, Sammelstelle Parkplatz, Feuerlöscher am Empfang“. Wer das Verständnis mit Rückfragen oder durch Vormachen geprüft hat, wie es die DGUV Regel 100-001 vorsieht, vermerkt das unter Bemerkungen.³

Papier oder digital schreibt die DGUV Vorschrift 1 nicht vor. Wichtig ist, dass Datum, Inhalte und Namen eindeutig zugeordnet sind. Für die Gefährdungsbeurteilung findet ihr eine passende Vorlage mit Spalten und Beispielzeilen.

Wo findet ihr offizielle Vorlagen und wie füllt ihr den Nachweis aus?

Bevor ihr eine eigene Vorlage baut, schaut bei eurer Berufsgenossenschaft nach. Welche das ist, steht auf eurem Beitragsbescheid. Die VBG bietet etwa eine Basis-Unterweisungshilfe für kleine Unternehmen und Branchenhilfen, unter anderem für Architektur- und Ingenieurbüros, Kanzleien, Immobilienverwaltungen und Versicherungsvermittler.¹⁶ Anlässe und Dokumentation erklärt die VBG-Seite zu Unterweisungen.¹⁷ Das Muster zur Bestätigung der Unterweisung steht in der DGUV Regel 100-001.³

Ob ihr eine dieser Vorlagen nehmt oder die Felder aus der Tabelle in eure eigene übertragt, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass ihr sie bei jedem Termin gleich ausfüllt:

Mit Themenliste und einheitlicher Vorlage wisst ihr, worüber ihr unterweisen müsst, und könnt für jede Person zeigen, wann das geschehen ist.